การใช้ฟังก์ชัน Day, Month, Year เพื่อแยก วัน เดือน ปี ออกจากกันอย่างรวดเร็ว

วันนี้มี Tip ดี ๆ ในการใช้โปรแกรม Excel มาฝากกันเพิ่มอีกแล้วนะครับ นั่นก็คือการแยกข้อมูล วัน เดือน ปี ออกจากกันในโปรแกรม Excel ด้วยฟังก์ชั่น Day, Month, Year เรามาดูกันเลยครับ

1. ทดสอบสร้างตารางข้อมูล ดังภาพก่อนนะครับ

2. ใส่ฟังก์ชัน "DAY(A2)" ไปที่เซลส์ "B2" ดังภาพที่แสดงครับ

 

3. ใส่ฟังก์ชัน "MONTH(A2)" ไปที่เซลส์ "C2"  ดังภาพที่แสดงครับ

4. ใส่ฟังก์ชัน "YEAR(A2)" ไปที่เซลส์ "D2" ดังภาพที่แสดงครับ

5. เสร็จแล้วเราก็เพียงแค่ Copy ฟังก์ชันทั้งหมดมาจนถึงแถวที่ 6 เพียงเท่านี้เราก็จะสามารถแยก วัน เดือน ปี ของข้อมูลทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว ดังภาพที่ปรากฎแล้วนะครับ

การเปิดแถบนักพัฒนาสำหรับสร้าง Macro หรือเขียนโปรแกรมใน Excel

สวัสดีครับ เจอกันอีกครั้งในบทความอันใหม่ของผม ท่านรู้หรือไม่ว่าโปรแกรม Excel นั้น
มีความฉลาดอีกอย่างหนึ่งที่อยากจะแนะนำให้รู้จักครับ นั่นคือการสร้าง Macro หรือเขียนโปรแกรม
ให้ Excel นั้นทำงานอัตโนมัติ ซึ่งภาษาที่เขียนนั้นก็จะใช้ภาษา VBA (Visual Basic for Application)
นั่นแน่......สำหรับเซียน VB ถ้าได้รู้อย่างนี้แล้วก็ยิ้มกันได้เลยนะครับเพราะว่าจะทำอะไรกับ Excel ได้อีก
ตั้งเยอะตั้งแยะ เพราะโครงสร้างของภาษานั้นก็จะเหมือนกันมาก จะต่างกันอยู่นิดหน่อยก็คงจะเป็น
บางฟังก์ชันที่อาจจะมีใช้ได้เฉพาะใน Excel นั่นเอง แต่ก่อนที่เราจะเขียนโปรแกรมลงไปได้นั้น
เราต้องเปิดแถบ Developer หรือ แปลเป็นไทยว่า แถบนักพัฒนา มาก่อนครับ ซึ่งในบทความนี้ก็จะบอก
ว่าเราจะเปิดมันออกมาได้อย่างไรเป็นการเริ่มต้นก่อนจะนำพาเราไปสร้าง macro นะครับ
เรามาดูกันเลยดีกว่า

1.ไปที่เมนู File จากนั้นเลือก Option ตามภาพครับผม

2. โปรแกรมจะแสดงหน้าต่าง Option ขึ้นมาจากนั้นให้เราเลือก Customize Ribbon และ ติ๊กถูกที่ Developer ตามภาพ และคลิก OK เพื่อบันทึกและปิดหน้าต่างนี้ไป

3. จากนั้นแถบ Developer หรือ นักพัฒนา ก็จะปรากฏให้เราเห็นเตรียมพร้อมที่จะสร้าง macro หรือ เขียนโปรแกรมใช้เอง กันแล้วครับผม

 

การแปลงจำนวนเงินที่เป็นตัวเลข ให้เป็นคำอ่านภาษาไทย

วันนี้มีฟังก์ชั่นง่าย ๆ น่าสนใจและมีประโยชน์มาฝากอีกแล้วนะครับ นั่นก็คือ ฟังก์ชั่น "BAHTTEXT" นั่นเอง โดยฟังก์ชันนี้จะทำหน้าที่แปลงตัวเลขให้เป็นคำอ่านให้เราอัตโนมัติครับ (นักบัญชีคงจะชอบไม่น้อย) มาเริ่มกันเลยครับ

1. ทดสอบพิมพ์ตัวเลขบนเซลส์ B1 ดังภาพ

2.พิมพ์สูตรสำหรับฟังก์ชัน "BATHTEXT" ในเซลส์ B2 ดังภาพ

3. จากนั้นโปรแกรมก็จะแปลงค่าตัวเลขเป็นคำอ่านในรูปแบบตัวอักษรให้โดยอัตโนมัติ

ลองนำไปใช้กันดูนะครับ วันนี้พอแค่นี้ก่อนครับผม

การใช้ฟังก์ชั่น COUNTIF

วันนี้มี ฟังก์ชั่น ง่าย ๆ ใน Excel มาฝากอีกครับ และคาดว่าถ้าใครรู้แล้วจะสามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างมากมายมหาศาลกันเลยทีเดียว แอ่น แอ๊น.... นั่นก็คือ ฟังก์ชั่น COUNTIF นั่นเอง

ฟังก์ชั่น COUNTIF นี้จะใช้สำหรับการนับข้อมูลโดยมีเงื่อนไข ตอนนี้ทุกคนอาจจะยังนึกภาพไม่ออกนะเพื่อให้เห็นภาพชัดเจน มาดูตัวอย่างกันเลยดีกว่า

1. รูปด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างข้อมูลที่เราจะมาทดสอบกับฟังก์ชั่น COUNTIF ครับ เป้าหมายของเราก็คือต้องการสรุปว่าจำนวนพนักงานในตารางถ้าเราแยกเป็นแผนกแล้วแต่ละแผนกจะมีจำนวนสมาชิกอยู่เท่าไรครับ

2. ต่อมาเราจะสร้างตารางสำหรับสรุปข้อมูล ดังภาพตัวอย่างด้านล่างครับ

3. ใส่สูตรโดยใช้ฟังก์ชั่น "COUNTIF" ตามภาพเลยครับ

ผมจะขออธิบายความหมายของรูปแบบการใช้ฟังก์ชั่นตามนี้ล่ะกันครับ

              =COUNTIF(ช่วงของข้อมูลที่ต้องการนับ, เงื่อนไขในการนับ)

              จากสูตรตัวอย่าง "=COUNTIF($A$2:$B$20,$G3) จะหมายถึง ให้นับข้อมูลในช่วง "A2 ถึง B20" โดยมีเงื่อนไขว่าคำที่เจอในช่วงข้อมูลนั้นต้องตรงกับเซลล์ "G3" ครับ 

4. เมื่อใส่ฟังก์ชั่นเสร็จแล้วก็ให้กดปุ่ม "Enter" บนคีย์บอร์ด และ copy สูตรมาใส่ในเซลล์ที่ต้องการจะใช้ จากนั้นเราก็จะได้ผลลัพธ์ตามภาพครับผม

     เพียงเท่านี้เราก็สามารถสรุปข้อมูลได้อย่างรวดเร็วทันใจโดยอาศัยฟังก์ชั่น "COUNTIF" แล้ว ง่ายไหมล่ะครับเพื่อน ๆ 

การลบข้อมูลแถวที่มีค่าซ้ำกัน อย่างรวดเร็ว

วันนี้ขอนำเสนอการลบแถวที่มีข้อมูลซ้ำกันออกไปอย่างรวดเร็ว เริ่มกันเลยนะครับ

1.       รูปดังกล่าวแสดงข้อมูลสำหรับการใช้ทดสอบการลบข้อมูล ซึ่งมี ข้อมูลในคอลัมท์ "B" ที่ซ้ำกันอยู่คือ สีเหลือง และสีเขียว

 

2.       คลิกที่แท็บเมนู “Data” จากนั้นเลือกเครื่องมือ “Remove Duplicates” ตามภาพ

 



 

3.       จากนั้นจะปรากฎหน้าต่างสำหรับให้เลือกคอลัมท์ที่มีข้อมูลซ้ำกันและต้องการจะลบข้อมูลแถวที่ซ้ำกันออก

 

4.       ในตัวอย่างนี้จะเลือกคอลัมท์ชื่อ “Name” เพื่อลบข้อมูลที่ซ้ำกันที่อยู่ในคอลัมท์ “Name” จากนั้นก็ปุ่ม “OK”

 

 5.      ข้อมูลแถวที่ซ้ำกันจะถูกลบออกไปตามภาพตัวอย่าง

 

 

วันนี้ก็เพิ่มมาอีกหนึ่ง Tip ให้เอาไปใช้กันอีกนะครับผม

 

 

 

 

 

เทคนิคการ Filter กรองข้อมูล ด้วยแถบสีของ Cell

ในการใช้ฟังก์ชั่น Filter เพื่อกรองข้อมูลมูลนั้น มีความสามารถที่บางคนอาจมองข้ามไป และไม่ค่อยได้ใช้กันมากนัก นั่นก็คือ การกรองข้อมูลด้วยแถบสีของ Cell ครับ ซึ่งเราสามารถใช้ประโยชน์ของมันได้ดังวิธีต่อไปนี้ครับ

1. รูปด้านล่างแสดงตัวอย่างข้อมูลที่มีการทำแถบสีไว้ที่บางแถว เพื่อสาธิตการใช้งานกรองข้อมูลด้วยสีของ Cell ครับ




2.คลิกเลือกที่หัวคอลัมท์ที่ต้องการจะกรองข้อมูล แล้วคลิกที่แท็บเมนู "File" จากนั้นคลิกปุ่มเครื่องมือ Sort & Filter ตามภาพ

3. คลิกเครื่องหมาย 3 เหลี่ยม ที่อยู่บนหัวคอลัมท์และเลือก Filter by Color และเลือกสีที่ต้องการจะ
แสดงข้อมูล ในตัวอย่างนี้จะเลือกสีเหลือง เพื่อแสดงข้อมูลที่เป็นแถบสีเหลืองเท่านั้น

4. จากนั้นโปรแกรมก็จะแสดงเฉพาะข้อมูลที่มีแถบสีเหลือง ตามที่เราได้เลือก ดังรูปตัวอย่างครับ

 วันนี้ก็ได้ Tip เพิ่มไปใช้กันอีก 1 อย่างแล้วนะครับ ค่อย ๆ เก็บทีละนิดและนำไปใช้ประโยชน์ช่วยลดระยะเวลาทำงานของเราครับ

เทคนิคการใช้สูตรใน Excel โดยใช้เครื่องหมาย "$"

เคยหรือไม่ที่ทำงานต่อจากใครแล้วในเอกสาร Excel เหล่านั้นมีสูตรเยอะแยะมากมาย และบางสูตรก็อ่านไม่รู้เรื่องเลย และหนึ่งในนั้นผมเชื่อว่าหลายคนเคยเจอการเขียนสูตรแบบนี้ =$A$1*B1 และก็ไม่เข้าใจมันอย่างถ่องแท้ว่าเขียนอย่างนี้ทำไม ในบทความนี้ผมจะมาไขความกระจ่างให้ล่ะกันครับ

"$ เรียกว่า Dollar sign (ดอลล่าไซร์) " สำหรับโปรแกรม Excel แล้วจะใช้สำหรับล๊อคเซลส์ เพื่อเวลาที่เรา Copy สูตรไปวางไว้ในเซลส์อื่นแล้วเซลส์ที่ถูกอ้างอิงโดยมีเครื่องหมาย $ อยู่ด้านหน้าจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลง อธิบายอย่างนี้อาจจะงง ขอยกตัวอย่างเลยล่ะกันครับ

1. ทดสอบทำข้อมูลการคิดภาษีเงินได้ของพนักงานดังภาพ และใส่สูตรที่ เซลส์ D2 ให้เป็น =$F$1*C2 ซึ่งหมายความว่านำค่าของเซลส์ F1 มาคูณกันเซลส์ C2 โดยต้องการล๊อคค่า F1 ไว้เพื่อเวลา copy สูตรไว้เซลส์อื่นยังคงค่า F1 ไว้

2.นำเมาส์ไปวางไว้ที่มุมขวาด้านล่างของเซลส์ D2 เมื่อปรากฎเครื่องหมาย + แล้วลากลงมาถึงเซลส์
   D6 เพื่อทำการ Copy ข้อมูล จากนั้นจะเห็นว่าการอ้างถึงเซลส์ F1 จะไม่ถูกเปลี่ยนแปลงแต่จะถูก 
   เปลี่ยนแปลงเฉพาะอ้างอิงถึงเซลส์ C... เท่านั้น ตามภาพ

วันนี้ก็เป็นอีกหนึ่ง Tip แล้วนะครับในการนำความรู้ดี ๆ มานำเสนอ แล้วพบกันใหม่ Tip หน้าครับ

การใส่ภาพ Capture หน้าจอโดยไม่ต้องพึ่งโปรแกรมอื่นลงใน Microsoft Excel 2010

สวัสดีครับ นี่ก็เป็น Tip ที่ 3 แล้วนะครับที่ผมเขียนขึ้นสำหรับเทคนิคการใช้โปรแกรม Microsoft Excel 2010 อย่างง่าย ๆ สำหรับบทความนี้ผมขอนำเสนอการใส่รูปภาพลงในเอกสาร Microsoft Excel ที่ Capture จากหน้าจอโดยไม่ต้องพี่งพาโปรแกรมอื่นใดเลย (คุณสมบัตินี้ใช้ได้กับโปรแกรมอื่น ๆ ในชุดของ Microsoft Office) เรามาเริ่มกันเลยนะครับ

1.ไปที่แถบเมนู Insert จากนั้นคลิกไอคอน "Screenshot" ก็จะได้รายละเอียด ตามภาพเลยครับ

2. ในตัวอย่างนี้ให้เราเลือก "Screen Clipping" เพื่อเลือก Capture หน้าจอตามใจเราครับ จะไม่เอามาทั้งหน้าต่าง หลังจากเลือก Excel จะสลับหน้าจอของเราไปที่โปรแกรมที่เราเปิดไว้ล่าสุดก่อนหน้าไฟล์ Excel ของเรา ให้ทำการเลือกขอบเขตตามใจชอบเลยครับ

3. หลังจากจับภาพหน้าจอเสร็จแล้ว ภาพที่เราทำการตัดนั้นก็จะมาอยู่ในโปรแกรม Excel ของเราอัตโนมัติเลย ตามภาพ

เป็นไงครับง่ายมาก ๆ ไม่ต้องพึ่งโปรแกรมอื่นใดเลย และไม่ต้อง save ไฟล์รูปภาพเก็บไว้แล้วค่อยมาแทรกทีหลังให้เปลืองพื้นที่อีกด้วยครับ

เอาเส้นตารางออกจาก File Excel

หลาย ๆ ท่านอาจจะเคยต้องการเอาเส้นแบ่งตารางที่เป็นช่อง ๆ ใน Excel ออกเพื่อไม่ให้รกหูรกตา
วิธีทำก็ง่าย ๆ ดังต่อไปนี้เลยครับ

1. ตอนนี้ยังมีเส้นแบ่งอยู่ในเอกสารตามปกติครับ

2. ให้ไปที่ เมนู File ==> Option ตามภาพครับ

3. เลือก Advance และหา "Display options for this worksheet" และเอาเครื่องหมายถูกที่ Show gridlines ออกไป และกดปุ่ม OK ตามภาพ



4. จากนั้นเส้นแบ่งตารางก็จะหายไปตามภาพครับผม

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ตั้งรหัสผ่านเพื่อความปลอดภัยสำหรับ File Excel ของท่าน

บทความนี้มีเป็นบทความแรกของผมที่ตั้งใจจะเผยแพร่ความรู้เล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ผมมีอยู่ที่เกี่ยวข้องกับโปรแกรมสำหรับเร็จรูปที่ชื่อว่า Microsoft Excel ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ชาว Office อย่างเรา ๆ ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการทำงานและลดเวลาในการทำงาน ซึ่งก็มีเทคนิคบางอย่างที่เพื่อน ๆ ที่เข้ามาเยี่ยมชมมองข้ามกันไปบ้าง ผมเลยมีความตั้งใจที่จะหยิบเกร็ดเล็กน้อยเหล่านี้มาเผยแพร่ให้ทุกคนนำไปใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์ไม่มากก็น้อย
เกริ่นไปเล็กน้อยก็ขอเริ่ม Tip แรกนี้เลยล่ะกันคือการใส่รหัสหรือการตั้ง password ในการเปิดเข้าใช้งาน File excel ของเรา ซึ่งผมคิดว่าบางครั้งเพื่อน ๆ ก็มีข้อมูลที่เป็นความลับที่อยู่ในเอกสารนั้น ๆ ที่ไม่ค่อยอยากให้ใครรู้เหมือนกับผมเหมือนกันเรามาดูกันเลยครับ ใน Tip นี้ผมจะแสดงวิธีการสำหรับ Microsoft Office 2010 ก็แล้วกันนะครับ

1.เมื่อเราทำงานกับเอกสารของเราเสร็จแล้ว ในการจัดเก็บข้อมูลให้เราคลิกที่แถบเมนู File ==> Save As ตามภาพที่ปรากฏ

 

 

 

2. จากนั้นจะปรากฏหน้าต่างสำหรับบันทึกข้อมูล ให้ทำการตั้งชื่อที่ช่อง File name: ในกรณีที่ต้องการจัดเก็บทับชื่อเดิมก็ไม่ต้องเปลี่ยนแปลงอะไร หรือจะตั้งชื่อใหม่ก็ได้ตามความเหมาะสมนะครับ จากนั้นให้คลิกที่ "Tool" ตรงด้านล่างของหน้าต่างนี้ จะปรากฏเมนูมาให้เลือก จากนั้นคลิกที่ General Options.... ตามภาพเลยครับ

 

 

3.จากนั้นจะปรากฏหน้าต่างสำหรับให้เราตั้งรหัสผ่านในการที่จะเข้าถึงเอกสารของเราตามภาพ

                  ซึ่งการตั้งรหัสผ่านนั้นเราสามารถจะกำหนดการอนุญาตในการเข้าถึงได้ 2 ระดับดังนี้

                             Password to open : ตรงนี้ไว้สำหรับกำหนดรหัสผ่านในการเปิดเอกสารครับ
                             Password to modify : ตรงนี้ไว้สำหรับกำหนดรหัสผ่านในการเข้าไปแก้ไขครับ

                 ซึ่งถ้าหากเรากำหนดรหัสผ่านเฉพาะ "Password to modify:" ทุกคนก็จะสามารถเข้าไปดูของเราได้แต่จะไม่สามารถเข้าไปแก้ไขเอกสารได้ครับ หากกำหนดที่ "Password to open" ใครก็ตามที่ไม่รู้รหัสผ่านของเอกสารเราก็จะไม่สามารถเปิดดูได้เลยครับ ทั้งนี้เราสามารถกำหนดทั้งสองระดับโดยใช้รหัสผ่านที่เหมือนกันหรือต่างกันก็ได้ครับ

4. ให้เรากำหนดรหัสผ่านตามต้องการจากนั้นคลิกที่ปุ่ม OK ตามภาพเลยครับ

5. จากนั้นจะมีหน้าต่างสำหรับยืนยันการตั้งรหัสผ่านขึ้นมาทั้ง 2 ระดับให้ทำการใส่รหัสเหมือนกับที่ตั้งในหน้าต่างก่อนหน้า

 

6. เพียงเท่านี้เมื่อเปิดเอกสารครั้งต่อไปก็จะมีหน้าต่างสำหรับให้กรอกรหัสผ่านทุกครั้งเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลในเอกสารของเพื่อน ๆ แล้วครับ