การลบข้อมูลแถวที่มีค่าซ้ำกัน อย่างรวดเร็ว

วันนี้ขอนำเสนอการลบแถวที่มีข้อมูลซ้ำกันออกไปอย่างรวดเร็ว เริ่มกันเลยนะครับ

1.       รูปดังกล่าวแสดงข้อมูลสำหรับการใช้ทดสอบการลบข้อมูล ซึ่งมี ข้อมูลในคอลัมท์ "B" ที่ซ้ำกันอยู่คือ สีเหลือง และสีเขียว

 

2.       คลิกที่แท็บเมนู “Data” จากนั้นเลือกเครื่องมือ “Remove Duplicates” ตามภาพ

 



 

3.       จากนั้นจะปรากฎหน้าต่างสำหรับให้เลือกคอลัมท์ที่มีข้อมูลซ้ำกันและต้องการจะลบข้อมูลแถวที่ซ้ำกันออก

 

4.       ในตัวอย่างนี้จะเลือกคอลัมท์ชื่อ “Name” เพื่อลบข้อมูลที่ซ้ำกันที่อยู่ในคอลัมท์ “Name” จากนั้นก็ปุ่ม “OK”

 

 5.      ข้อมูลแถวที่ซ้ำกันจะถูกลบออกไปตามภาพตัวอย่าง

 

 

วันนี้ก็เพิ่มมาอีกหนึ่ง Tip ให้เอาไปใช้กันอีกนะครับผม

 

 

 

 

 

เทคนิคการ Filter กรองข้อมูล ด้วยแถบสีของ Cell

ในการใช้ฟังก์ชั่น Filter เพื่อกรองข้อมูลมูลนั้น มีความสามารถที่บางคนอาจมองข้ามไป และไม่ค่อยได้ใช้กันมากนัก นั่นก็คือ การกรองข้อมูลด้วยแถบสีของ Cell ครับ ซึ่งเราสามารถใช้ประโยชน์ของมันได้ดังวิธีต่อไปนี้ครับ

1. รูปด้านล่างแสดงตัวอย่างข้อมูลที่มีการทำแถบสีไว้ที่บางแถว เพื่อสาธิตการใช้งานกรองข้อมูลด้วยสีของ Cell ครับ




2.คลิกเลือกที่หัวคอลัมท์ที่ต้องการจะกรองข้อมูล แล้วคลิกที่แท็บเมนู "File" จากนั้นคลิกปุ่มเครื่องมือ Sort & Filter ตามภาพ

3. คลิกเครื่องหมาย 3 เหลี่ยม ที่อยู่บนหัวคอลัมท์และเลือก Filter by Color และเลือกสีที่ต้องการจะ
แสดงข้อมูล ในตัวอย่างนี้จะเลือกสีเหลือง เพื่อแสดงข้อมูลที่เป็นแถบสีเหลืองเท่านั้น

4. จากนั้นโปรแกรมก็จะแสดงเฉพาะข้อมูลที่มีแถบสีเหลือง ตามที่เราได้เลือก ดังรูปตัวอย่างครับ

 วันนี้ก็ได้ Tip เพิ่มไปใช้กันอีก 1 อย่างแล้วนะครับ ค่อย ๆ เก็บทีละนิดและนำไปใช้ประโยชน์ช่วยลดระยะเวลาทำงานของเราครับ

เทคนิคการใช้สูตรใน Excel โดยใช้เครื่องหมาย "$"

เคยหรือไม่ที่ทำงานต่อจากใครแล้วในเอกสาร Excel เหล่านั้นมีสูตรเยอะแยะมากมาย และบางสูตรก็อ่านไม่รู้เรื่องเลย และหนึ่งในนั้นผมเชื่อว่าหลายคนเคยเจอการเขียนสูตรแบบนี้ =$A$1*B1 และก็ไม่เข้าใจมันอย่างถ่องแท้ว่าเขียนอย่างนี้ทำไม ในบทความนี้ผมจะมาไขความกระจ่างให้ล่ะกันครับ

"$ เรียกว่า Dollar sign (ดอลล่าไซร์) " สำหรับโปรแกรม Excel แล้วจะใช้สำหรับล๊อคเซลส์ เพื่อเวลาที่เรา Copy สูตรไปวางไว้ในเซลส์อื่นแล้วเซลส์ที่ถูกอ้างอิงโดยมีเครื่องหมาย $ อยู่ด้านหน้าจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลง อธิบายอย่างนี้อาจจะงง ขอยกตัวอย่างเลยล่ะกันครับ

1. ทดสอบทำข้อมูลการคิดภาษีเงินได้ของพนักงานดังภาพ และใส่สูตรที่ เซลส์ D2 ให้เป็น =$F$1*C2 ซึ่งหมายความว่านำค่าของเซลส์ F1 มาคูณกันเซลส์ C2 โดยต้องการล๊อคค่า F1 ไว้เพื่อเวลา copy สูตรไว้เซลส์อื่นยังคงค่า F1 ไว้

2.นำเมาส์ไปวางไว้ที่มุมขวาด้านล่างของเซลส์ D2 เมื่อปรากฎเครื่องหมาย + แล้วลากลงมาถึงเซลส์
   D6 เพื่อทำการ Copy ข้อมูล จากนั้นจะเห็นว่าการอ้างถึงเซลส์ F1 จะไม่ถูกเปลี่ยนแปลงแต่จะถูก 
   เปลี่ยนแปลงเฉพาะอ้างอิงถึงเซลส์ C... เท่านั้น ตามภาพ

วันนี้ก็เป็นอีกหนึ่ง Tip แล้วนะครับในการนำความรู้ดี ๆ มานำเสนอ แล้วพบกันใหม่ Tip หน้าครับ

การใส่ภาพ Capture หน้าจอโดยไม่ต้องพึ่งโปรแกรมอื่นลงใน Microsoft Excel 2010

สวัสดีครับ นี่ก็เป็น Tip ที่ 3 แล้วนะครับที่ผมเขียนขึ้นสำหรับเทคนิคการใช้โปรแกรม Microsoft Excel 2010 อย่างง่าย ๆ สำหรับบทความนี้ผมขอนำเสนอการใส่รูปภาพลงในเอกสาร Microsoft Excel ที่ Capture จากหน้าจอโดยไม่ต้องพี่งพาโปรแกรมอื่นใดเลย (คุณสมบัตินี้ใช้ได้กับโปรแกรมอื่น ๆ ในชุดของ Microsoft Office) เรามาเริ่มกันเลยนะครับ

1.ไปที่แถบเมนู Insert จากนั้นคลิกไอคอน "Screenshot" ก็จะได้รายละเอียด ตามภาพเลยครับ

2. ในตัวอย่างนี้ให้เราเลือก "Screen Clipping" เพื่อเลือก Capture หน้าจอตามใจเราครับ จะไม่เอามาทั้งหน้าต่าง หลังจากเลือก Excel จะสลับหน้าจอของเราไปที่โปรแกรมที่เราเปิดไว้ล่าสุดก่อนหน้าไฟล์ Excel ของเรา ให้ทำการเลือกขอบเขตตามใจชอบเลยครับ

3. หลังจากจับภาพหน้าจอเสร็จแล้ว ภาพที่เราทำการตัดนั้นก็จะมาอยู่ในโปรแกรม Excel ของเราอัตโนมัติเลย ตามภาพ

เป็นไงครับง่ายมาก ๆ ไม่ต้องพึ่งโปรแกรมอื่นใดเลย และไม่ต้อง save ไฟล์รูปภาพเก็บไว้แล้วค่อยมาแทรกทีหลังให้เปลืองพื้นที่อีกด้วยครับ

เอาเส้นตารางออกจาก File Excel

หลาย ๆ ท่านอาจจะเคยต้องการเอาเส้นแบ่งตารางที่เป็นช่อง ๆ ใน Excel ออกเพื่อไม่ให้รกหูรกตา
วิธีทำก็ง่าย ๆ ดังต่อไปนี้เลยครับ

1. ตอนนี้ยังมีเส้นแบ่งอยู่ในเอกสารตามปกติครับ

2. ให้ไปที่ เมนู File ==> Option ตามภาพครับ

3. เลือก Advance และหา "Display options for this worksheet" และเอาเครื่องหมายถูกที่ Show gridlines ออกไป และกดปุ่ม OK ตามภาพ



4. จากนั้นเส้นแบ่งตารางก็จะหายไปตามภาพครับผม

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ตั้งรหัสผ่านเพื่อความปลอดภัยสำหรับ File Excel ของท่าน

บทความนี้มีเป็นบทความแรกของผมที่ตั้งใจจะเผยแพร่ความรู้เล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ผมมีอยู่ที่เกี่ยวข้องกับโปรแกรมสำหรับเร็จรูปที่ชื่อว่า Microsoft Excel ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ชาว Office อย่างเรา ๆ ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการทำงานและลดเวลาในการทำงาน ซึ่งก็มีเทคนิคบางอย่างที่เพื่อน ๆ ที่เข้ามาเยี่ยมชมมองข้ามกันไปบ้าง ผมเลยมีความตั้งใจที่จะหยิบเกร็ดเล็กน้อยเหล่านี้มาเผยแพร่ให้ทุกคนนำไปใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์ไม่มากก็น้อย
เกริ่นไปเล็กน้อยก็ขอเริ่ม Tip แรกนี้เลยล่ะกันคือการใส่รหัสหรือการตั้ง password ในการเปิดเข้าใช้งาน File excel ของเรา ซึ่งผมคิดว่าบางครั้งเพื่อน ๆ ก็มีข้อมูลที่เป็นความลับที่อยู่ในเอกสารนั้น ๆ ที่ไม่ค่อยอยากให้ใครรู้เหมือนกับผมเหมือนกันเรามาดูกันเลยครับ ใน Tip นี้ผมจะแสดงวิธีการสำหรับ Microsoft Office 2010 ก็แล้วกันนะครับ

1.เมื่อเราทำงานกับเอกสารของเราเสร็จแล้ว ในการจัดเก็บข้อมูลให้เราคลิกที่แถบเมนู File ==> Save As ตามภาพที่ปรากฏ

 

 

 

2. จากนั้นจะปรากฏหน้าต่างสำหรับบันทึกข้อมูล ให้ทำการตั้งชื่อที่ช่อง File name: ในกรณีที่ต้องการจัดเก็บทับชื่อเดิมก็ไม่ต้องเปลี่ยนแปลงอะไร หรือจะตั้งชื่อใหม่ก็ได้ตามความเหมาะสมนะครับ จากนั้นให้คลิกที่ "Tool" ตรงด้านล่างของหน้าต่างนี้ จะปรากฏเมนูมาให้เลือก จากนั้นคลิกที่ General Options.... ตามภาพเลยครับ

 

 

3.จากนั้นจะปรากฏหน้าต่างสำหรับให้เราตั้งรหัสผ่านในการที่จะเข้าถึงเอกสารของเราตามภาพ

                  ซึ่งการตั้งรหัสผ่านนั้นเราสามารถจะกำหนดการอนุญาตในการเข้าถึงได้ 2 ระดับดังนี้

                             Password to open : ตรงนี้ไว้สำหรับกำหนดรหัสผ่านในการเปิดเอกสารครับ
                             Password to modify : ตรงนี้ไว้สำหรับกำหนดรหัสผ่านในการเข้าไปแก้ไขครับ

                 ซึ่งถ้าหากเรากำหนดรหัสผ่านเฉพาะ "Password to modify:" ทุกคนก็จะสามารถเข้าไปดูของเราได้แต่จะไม่สามารถเข้าไปแก้ไขเอกสารได้ครับ หากกำหนดที่ "Password to open" ใครก็ตามที่ไม่รู้รหัสผ่านของเอกสารเราก็จะไม่สามารถเปิดดูได้เลยครับ ทั้งนี้เราสามารถกำหนดทั้งสองระดับโดยใช้รหัสผ่านที่เหมือนกันหรือต่างกันก็ได้ครับ

4. ให้เรากำหนดรหัสผ่านตามต้องการจากนั้นคลิกที่ปุ่ม OK ตามภาพเลยครับ

5. จากนั้นจะมีหน้าต่างสำหรับยืนยันการตั้งรหัสผ่านขึ้นมาทั้ง 2 ระดับให้ทำการใส่รหัสเหมือนกับที่ตั้งในหน้าต่างก่อนหน้า

 

6. เพียงเท่านี้เมื่อเปิดเอกสารครั้งต่อไปก็จะมีหน้าต่างสำหรับให้กรอกรหัสผ่านทุกครั้งเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลในเอกสารของเพื่อน ๆ แล้วครับ